Organizar as finanças da empresa em uma planilha é fundamental para entender e controlar os gastos e recebimentos da sua distribuidora de cosméticos. A planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta simples de ser utilizada, entretanto, exige dedicação diária na atualização dos dados. A organização dos gastos permite que algumas decisões referentes a novos gastos e entradas sejam tomadas com mais propriedade, uma vez que é possível ter sempre à mão a informação que a distribuidora necessita.
Para manter o fluxo de caixa de sua distribuidora de cosméticos profissionais no azul, que tal conferir essas cinco dicas que separamos para você?
Organize as despesas
As despesas da sua distribuidora de cosméticos profissionais devem ser setorizadas para facilitar a distinção entre os gastos de que cada setor realiza. A primeira categoria de gastos que você deve criar são os administrativos – gastos mensais porém, em sua maioria, com valores flutuantes como telefone, papelaria, internet, aluguel (quando existir) e outros similares.
Os gastos comerciais se referem principalmente aos fornecedores. Estes gastos deve ser sempre colocados em destaque no seu fluxo de caixa, pois o pagamento de fornecedores em dia é primordial para manter sempre um bom relacionamento com quem alimenta periodicamente o estoque da sua distribuidora de cosméticos profissionais.
Existem ainda os gastos esporádicos com possíveis empréstimos, juros e multas que podem surgir na sua rotina. Em alguns momentos é importante recorrer à uma fonte extra de dinheiro para alavancar a distribuidora de cosméticos profissionais, porém é preciso estabelecer valores máximos que podem corresponder com esses gastos.
Organize a receita
Alguns clientes costumam comprar grandes volumes de cosméticos profissionais de uma só vez e o pagamento nem sempre é realizado no ato da compra. Por isso, é fundamental manter a planilha de receitas atualizada com as datas de entradas de novos valores. É importante também estabelecer prazos curtos para os pagamentos, principalmente se tratando de clientes novos, com os quais ainda não foram estabelecidas relações de fidelidade.
Sincronize despesas e recitas
Boa parte das despesas costuma entrar no seu fluxo de caixa em datas próximas, entretanto nem sempre ocorre uma sincronia entre as receitas e as despesas – situação que pode te deixar, mesmo que momentaneamente, no vermelho. Para que isso não aconteça é sempre importante negociar bons prazos com seus fornecedores. Nesses momentos entra a importância em ser fiel aos fornecedores, já que quanto maior a fidelidade de compra, melhores as condições de negociação a hora do pagamento você terá.
Além disso, tendo em vista as principais despesas da sua distribuidora de cosméticos profissionais, e os períodos em que elas ocorrem, elabore estratégias para que os recebimentos dos clientes ocorram em datas que vão coincidir com os pagamentos.
Imprevistos acontecem, mas devem ser planejados
Não é raro surgirem gastos imprevistos no orçamento, essas eventualidades podem causar prejuízos danosas a sua distribuidora de cosméticos profissionais. Mais uma vez o fundo de reserva tem um papel fundamental para te salvar do sufoco.
Manter um fundo de reserva é relativamente fácil: basta que as contas estejam organizadas e além do lucro a ser retirado todos os meses, você separe sempre um valor reserva, que deve ser constante no caixa da distribuidora de cosméticos profissionais. Assim, quando ocorrer algum imprevisto, o fundo de reserva cobre as despesas e é reposto logo na sequência, quando o problema for solucionado, mantendo um valor constante no seu caixa.
Dedique tempo à organizar
Existem muitas tarefas a serem realizadas diariamente na distribuidora de cosméticos profissionais, que variam entre contatos com clientes, visitas e despachar produtos. Porém, dedicar tempo a organização é fundamental para que o fluxo de caixa seja sempre eficiente.
Todos os dias dedique pelo menos 30 minutos à organização do fluxo de caixa e, ao fim de cada semana, dedique um tempo a mais para fazer um fechamento semanal das contas. Dessa maneira, quando fizer o fechamento mensal da sua distribuidora de cosméticos será mais fácil prever o resultado e a maioria dos cálculos já estarão prontos.
Como você mantém o fluxo de caixa de sua distribuidora de cosméticos profissionais no azul? Compartilhe suas experiências com a gente!